Vivier de candidats : Comment le créer et l'optimiser ? Nos conseils (2023)

 

En tant que recruteur(se) nous savons tous à quel point le sourcing de candidats est une phase aussi chronophage que clé dans un processus de recrutement. On rêve tous de trouver le meilleur profil pour notre client, le plus vite possible.

Nous ne sommes pas magiciens, mais on va voir ensemble à quel point le vivier de candidats peut être un outil utile !

Un vivier de candidats, ça consiste en quoi ? Définition

Pour ceux qui ne sont pas familiers avec le terme, un vivier de candidats est une base de données regroupant les profils des candidats avec qui vous avez déjà eu l’occasion d’échanger, qui sont en recherche active ou passive, et qui ont démontré un certain potentiel pour de futurs recrutements.

La valeur d’un vivier de candidats est corrélée à la qualité des informations qui y sont renseignées : poste et entreprise visés, localisation, salaire, disponibilité, spécificité technique et/ou sectorielle.

Au sein du vivier on trouve :

• Les candidats identifiés sur les processus précédents (placés et non retenus)
• Les candidats approchés indépendamment d’un process

Note : la loi interdit la diffusion de fausses offres d’emploi destinées à vous constituer un vivier de candidats.

Qu’est-ce qu’un vivier de candidats efficace ?

Un vivier de candidats efficace est bien plus qu’une simple liste de noms et de CVs. C’est un atout stratégique pour les recruteurs, car il regroupe des profils de candidats qualifiés avec qui vous avez déjà interagi, que ce soit lors de processus de recrutement précédents ou lors d’échanges informels. La qualité de votre vivier dépend en grande partie de la précision des informations qu’il contient, telles que les postes recherchés, les compétences, la localisation, et bien plus encore.

En d’autres termes, un vivier de candidats efficace est une ressource précieuse qui vous permet de gagner du temps et d’optimiser vos efforts de recrutement. Pour plus d’efficacité, il doit être géré dans un outil intuitif et dynamique qui vous permet de chercher dans les CVs, notes, commentaires, etc. afin de trouver des candidats plus rapidement et de les organiser simplement.

Pourquoi le vivier de candidats est-il important ?

Le vivier de candidats est essentiel pour plusieurs raisons. Tout d’abord, il permet de gagner un temps précieux lors du recrutement. Plutôt que de commencer chaque recherche de candidat à zéro, vous pouvez puiser dans votre vivier existant, où se trouvent des candidats déjà préqualifiés.

De plus, dans un marché du recrutement compétitif, la réactivité est cruciale. Un vivier bien entretenu vous permet de présenter rapidement des candidats qualifiés à vos clients, renforçant ainsi votre réputation et votre relation avec eux. Un vivier maintenu à jour est un atout stratégique qui sera la base de votre succès dans le recrutement sur le long terme !

Comment se constituer un vivier de candidats ?

Construire un vivier de candidats solide demande une approche réfléchie. Tout d’abord, centralisez toutes les informations pertinentes concernant les candidats dans votre ATS ou votre CRM afin d’éviter la dispersion des données. Lorsque vous ajoutez un candidat à votre vivier, soyez transparent quant à vos intentions futures et au processus à venir.

Créez de la valeur pour les candidats en leur proposant du contenu utile, qu’il s’agisse de newsletters, de guides candidats, ou d’articles pertinents. Pour maintenir des relations à long terme, diversifiez vos interactions avec les candidats et actualisez régulièrement votre vivier pour supprimer les profils inactifs. En suivant ces étapes, vous pouvez constituer un vivier de candidats robuste qui vous sera précieux dans votre travail de recruteur.

Les avantages d’entretenir un vivier de candidats

1. Gain de temps et d’efforts : En disposant d’un vivier de candidats qualifiés, vous pouvez réduire considérablement le temps nécessaire pour trouver la perle rare. Plutôt que de recommencer à zéro à chaque nouvelle mission, et de lancer une nouvelle recherche booléenne (🙄), vous pouvez puiser dans votre vivier existant pour trouver des candidats déjà préqualifiés.

2. Réactivité : Dans un marché du recrutement particulièrement tendu, la capacité à trouver des candidats rapidement est un facteur clé de succès important. Minimiser la phase de sourcing des candidats c’est le meilleur moyen de proposer rapidement des candidats qualifiés au client, et éviter qu’un concurrent (ou le client) ne trouve avant vous (surtout quand on est au succès 😬).

3. Renforcement de votre marque personnelle : Accompagner les candidats dans leurs recherches et dans leurs réflexions professionnelles renforce votre posture d’expert et vous rend mémorable. Vous connaissez l’adage : les candidats d’aujourd’hui sont (peut-être) vos clients de demain !

4. Aide à la prospection : Grâce à votre vivier de candidats disponibles et qualifiés, vous pouvez approcher des entreprises qui recherchent des profils similaires et leur proposer des candidats, dans le but de décrocher un mandat de recrutement : c’est une approche de prospection concrète et efficace. Construire un actif solide à valoriser auprès de ses clients.

5 conseils pour bien entretenir et optimiser votre vivier de candidats

1. Centralisez les informations : Utilisez un ATS (outil de gestion des candidatures) pour centraliser au même endroit toutes les informations concernant les candidats (CV, coordonnées, notes, échanges passés). Cela vous permettra de gagner du temps et de minimiser les erreurs humaines.

2. Faites preuve de transparence : Lorsque vous ajoutez un candidat à votre vivier, informez-le clairement de vos intentions et du processus futur. Expliquez que vous avez apprécié l’échange et que vous reviendrez vers lui si une opportunité correspondant à ses compétences se présente.

3. Proposez du contenu : Créez de la valeur auprès des candidats en leur proposant du contenu utile dans leur recherche et dans leur métier. Ce contenu peut venir de vous (newsletter, templates, guide candidat, etc.) ou bien d’autres personnes (articles, news, vidéos, etc.). En faisant cela vous créez une relation de confiance.

4. Privilégiez la continuité : Construisez des relations de long terme en multipliant les points de contact avec votre vivier de candidats. Cela nécessite de varier la thématique des échanges (contenu, anniversaire, etc.) et de s’organiser en mettant des rappels pour chaque tâche (👋🏻 l’ATS).

5. Actualisez régulièrement : Consacrez du temps dans votre agenda pour vérifier et actualiser les informations de votre vivier de candidats. Si vous mettez votre base à jour tous les deux mois, c’est un bon début ! Pensez à supprimer les profils inactifs ou non pertinents.

Existe-t-il des logiciels / outils pour animer son vivier de candidats ?

Il existe aujourd’hui une multitude de logiciels et d’outils conçus spécifiquement pour la gestion des viviers de candidats. Ces solutions, généralement des ATS (Applicant Tracking System) ou des CRM (Candidate – et pas Customer – Relationship Management), offrent des fonctionnalités variées pour faciliter la gestion, la recherche, et la communication avec les candidats.

Parmi les avantages figurent la centralisation des informations, la possibilité de créer des rappels pour un meilleur suivi ainsi que l’ajout de tags ou champs personnalisés pour une recherche facilitée. Chaque ATS / CRM ayant ses propres caractéristiques, il est essentiel de choisir l’outil qui correspond le mieux à vos besoins spécifiques.

En conclusion, un vivier de candidats est un formidable levier pour recruter plus efficacement sur le moyen / long terme. Si ce n’est pas déjà fait, faîtes une liste des candidats intéressants avec qui vous avez parlé depuis le début de l’année et regroupez-les dans votre vivier de candidats. 👪