Entretiens structurés : de quoi s’agit-il ?

Les entretiens structurés sont une méthode d’évaluation des candidats ou des employés reposant sur une série de questions prédéfinies, évaluées pour leur part selon des critères objectifs.

Cette approche vise donc à minimiser les éventuels biais subjectifs ainsi qu’à garantir une évaluation plus équitable des compétences et des qualifications des candidats. Au fil de cet article, nous vous expliquons en détail le fonctionnement de ces entretiens, les avantages qu’ils offrent en termes de recrutement et d’évaluation des performances, ainsi que les bonnes pratiques à adopter pour les mener de manière efficace.

Définition des entretiens structurés

Évolution historique

Par définition, les entretiens structurés représentent une méthodologie d’évaluation qui a évolué de manière significative au fil du temps. Initialement, cette approche a été introduite dans les années 1940 dans le domaine de la psychologie, notamment par le psychologue Donald E. Super.

Son objectif était de définir des processus d’évaluation plus objectifs et standardisés, en particulier dans le contexte des évaluations psychométriques. Cependant, l’application des entretiens structurés a depuis connu un développement considérable.

Au cours des décennies suivantes, les entretiens structurés ont su trouver leur place dans le domaine des ressources humaines, en particulier dans le processus de recrutement. L’accent mis sur la standardisation des questions et des critères d’évaluation a été perçu comme une réponse aux préoccupations croissantes concernant les biais potentiels et la subjectivité inhérente aux entretiens non structurés.

Les entreprises ont donc progressivement adopté cette approche pour garantir une évaluation plus équitable des candidats, en mettant l’accent sur les compétences pertinentes plutôt que sur des impressions subjectives.

Entretiens standardisés vs. non standardisés

La distinction entre entretiens standardisés et non standardisés est absolument cruciale pour comprendre les différentes approches dans le processus d’évaluation.

Les entretiens non standardisés sont caractérisés par leur nature plus informelle et leur manque de structure prédéfinie. Ils laissent ainsi une plus grande marge de manœuvre aux intervieweurs, avec la possibilité de poser des questions spontanées basées sur l’intuition et l’expérience personnelle. Cependant, il est indéniable que cette flexibilité peut entraîner des évaluations subjectives et des biais d’appréciation.

A contrario, les entretiens structurés, renvoyant à une forme de standardisation, présentent une série de questions prédéfinies et des critères d’évaluation objectifs. Cette approche vise ainsi à garantir une uniformité dans l’évaluation des candidats, réduisant ainsi les risques de partialité.

Le processus des entretiens structurés

Phase de préparation

Avant même de rencontrer les candidats, les intervieweurs doivent consacrer du temps à la définition claire des objectifs de l’entretien et à l’identification des compétences essentielles à évaluer.

Cette première étape implique souvent la création d’une grille d’évaluation détaillée, spécifiant aussi bien les critères d’évaluation que les indicateurs de performance associés à chaque compétence.

Ensuite, les intervieweurs doivent élaborer une liste de questions prédéfinies, soigneusement formulées pour évaluer les compétences pertinentes de manière purement objective.

Phase de questionnement

Pendant la phase de questionnement, les intervieweurs posent scrupuleusement la liste de questions préétablie, et évitent ainsi toute déviation ou biais durant l’entretien.

En pratique, un tel questionnement permet d’obtenir des réponses concrètes et mesurables, conduisant à une évaluation objective des compétences du candidat. Les questions peuvent donc porter sur des expériences passées, des compétences techniques, des situations professionnelles spécifiques ou encore sur la résolution de problèmes.

Phase d’évaluation

Enfin, la phase d’évaluation d’un entretien structuré correspond au moment durant lequel les intervieweurs analysent les réponses des candidats en fonction des critères préétablis.

Cette étape vise à attribuer des scores ou des évaluations objectives à chaque réponse apportée, permettant ainsi une comparaison parfaitement équitable entre les performances des différents candidats.

Au cours de cette phase, les intervieweurs se réfèrent donc à la grille d’évaluation élaborée lors de la préparation. Chaque critère est évalué selon des échelles prédéfinies, offrant une méthodologie standardisée pour quantifier les compétences démontrées par les candidats.

Types de questions dans les entretiens structurés

Questions comportementales

Les questions comportementales représentent l’un des principaux types de questions posées dans le cadre d’un entretien structuré. Ces questions visent à obtenir des informations sur le comportement passé d’un candidat dans des situations professionnelles spécifiques, offrant ainsi des indications sur ses compétences et son aptitude à gérer des scénarios concrets.

En d’autres termes, les questions comportementales permettent au candidat de partager des exemples concrets de situations qu’il a déjà rencontrées. Ces questions commencent souvent par des expressions telles que « Décrivez une situation où… », ou « Parlez-moi d’un moment où…», pour inciter le candidat à fournir des détails spécifiques sur ses expériences professionnelles antérieures.

Les questions comportementales sont ainsi particulièrement pertinentes pour évaluer des compétences telles que la résolution de problèmes, la gestion du temps, la prise de décision et la communication.

Questions de compétences techniques

Contrairement aux questions comportementales qui se concentrent sur les expériences passées, les questions techniques se penchent pour leur part sur la compréhension pratique et théorique des candidats dans des domaines spécifiques.

Ces questions visent notamment à évaluer la maîtrise des compétences professionnelles nécessaires pour exceller dans le rôle proposé. Or, elles peuvent couvrir un large éventail de sujets, allant de l’utilisation de logiciels spécifiques à la résolution de problèmes complexes liés à la spécialité du candidat, en passant par la résolution de cas pratiques ou la démonstration de l’utilisation de certains outils.

Les questions de compétences techniques sont ainsi très pertinentes dans certains domaines techniques tels que l’informatique, l’ingénierie ou encore la finance.

Questions situationnelles

Les questions situationnelles représentent une autre catégorie essentielle dans les entretiens structurés, axée sur l’évaluation de la capacité du candidat à réagir à des scénarios hypothétiques liés au poste.

Ainsi, elles permettent d’évaluer la réflexion du candidat face à des situations bien précises directement liées au poste qui lui est proposé, mais également d’anticiper sa capacité à prendre des décisions éclairées.

Dans le cadre de questions dites situationnelles, les intervieweurs présentent généralement des scénarios réalistes liés au poste et demandent au candidat d’expliquer la manière dont il réagirait dans ces circonstances. Les réponses attendues mettent ensuite en lumière la capacité du candidat à analyser, à prioriser et à résoudre des problèmes potentiels, fournissant ainsi des indications sur ses compétences en matière de prise de décision et de gestion des situations délicates.

Avantages des entretiens structurés

Objectivité et équité

L’un des avantages les plus significatifs des entretiens structurés réside dans la promotion de l’objectivité et de l’équité tout au long du processus d’évaluation.

En mettant en place des questions standardisées et des critères d’évaluation prédéfinis, les entretiens structurés réduisent considérablement le risque de partialité et de subjectivité qui peut être présent dans la plupart des entretiens non structurés.

L’objectivité est ainsi renforcée par le fait que chaque candidat est évalué sur la base des mêmes critères, ce qui permet une comparaison plus juste entre les performances individuelles. S’agissant de l’équité, elle est également promue dans la mesure où tous les candidats ont la même opportunité de démontrer leurs compétences.

Efficacité dans la comparaison des candidats

L’efficacité dans la comparaison des candidats se révèle être l’un des autres avantages majeurs des entretiens structurés.

Grâce à la standardisation des questions et des critères d’évaluation, ce format offre une base solide pour comparer de manière objective les performances des candidats. Les intervieweurs disposent alors d’une grille d’évaluation claire, alignée sur les compétences clés requises pour le poste, ce qui facilite et optimise significativement la comparaison des candidats.

Ce qu’il faut retenir, c’est qu’en favorisant une comparaison objective et cohérente des candidats, les entretiens structurés assurent une efficacité accrue au processus de recrutement. Les entreprises et consultants indépendants en recrutement peuvent alors prendre des décisions éclairées basées sur des critères préétablis, améliorant ainsi la qualité des sélections et contribuant à une évaluation plus précise des compétences des candidats.

Or, dans un marché du travail compétitif, cette efficacité dans la comparaison des candidats constitue bien entendu un atout précieux pour les organisations à la recherche des meilleurs talents.

Réduction des biais de l’intervieweur

Dans le cadre d’un entretien structuré, les questions posées sont les mêmes pour tous les candidats, ce qui élimine la possibilité pour l’intervieweur de formuler des questions différentes en fonction de ses propres perceptions.

De plus, les critères d’évaluation prédéfinis fournissent un cadre objectif pour évaluer les réponses des candidats, réduisant ainsi les risques d’évaluation basée sur des impressions personnelles plutôt que sur des compétences réelles.

Dès lors, les biais liés à des caractéristiques personnelles, telles que le genre, l’âge, ou l’origine ethnique sont fortement atténués voire même supprimés durant des entretiens structurés.

Défis et limites

Manque de flexibilité

S’agissant cette fois-ci des défis et des limites des entretiens structurés, il faut savoir que le manque de flexibilité représente l’un des défis majeurs en la matière.

Pourquoi ? Tout simplement parce que cette méthode offre des avantages considérables en termes d’objectivité et d’équité, mais qu’elle peut également souffrir d’une certaine rigidité à même de ne pas convenir à toutes les situations.

Il faut notamment souligner la difficulté à s’adapter à des circonstances imprévues ou à des candidats dont le style de communication diffère. Les entretiens structurés sont principalement conçus pour suivre un ensemble prédéterminé de questions, ce qui signifie que les intervieweurs ont moins de marge de manœuvre pour ajuster leur approche en fonction des besoins spécifiques de chaque candidat. Or, cela peut rendre le processus moins adaptatif et moins réactif aux nuances individuelles.

Autre point : la standardisation des questions peut parfois ne pas couvrir tous les aspects pertinents d’une compétence ou d’une expérience. Certains candidats pourraient donc avoir des compétences clés ou une certaine valeur ajoutée qui ne seraient pas relevées par les questions prédéfinies, ce qui pourrait conduire à une évaluation incomplète de leurs capacités réelles.

Risque d’interprétation subjective

Contre toute idée reçue, bien que les entretiens structurés visent à réduire la subjectivité en standardisant les questions et les critères d’évaluation, ils ne sont pas complètement à l’abri de l’influence des perceptions individuelles des intervieweurs.

Malgré l’existence de questions prédéfinies, l’interprétation des réponses peut ainsi sensiblement varier en fonction de la compréhension personnelle de chaque intervieweur. La subjectivité peut surgir lors de l’évaluation des compétences non techniques, où les réponses peuvent être plus ouvertes à l’interprétation.

Par conséquent, il existe bel et bien un risque que des préjugés ou des opinions personnelles de l’intervieweur viennent involontairement influencer la comparaison et la notation des candidats.

Temps de préparation accru

Enfin, il est indéniable qu’en optant pour la technique des entretiens structurés, les entreprises devront investir du temps dans la conception minutieuse des questions, la création de grilles d’évaluation détaillées et la formation des intervieweurs.

Dans cette logique, ce processus de préparation peut s’avérer particulièrement chronophage par rapport aux entretiens non structurés, dans le cadre desquels l’interaction est souvent plus spontanée.

Entretiens structurés vs. semi-structurés

Flexibilité dans le questionnement

La flexibilité dans le questionnement représente l’un des points de distinction majeurs entre les entretiens structurés et semi-structurés.

Alors que les entretiens structurés suivent un ensemble fixe de questions prédéfinies, les entretiens semi-structurés offrent une certaine latitude aux intervieweurs pour ajuster leurs questions en fonction des réponses des candidats.

En pratique, les entretiens structurés s’accompagnent ainsi d’une séquence de questions à la formulation rigoureusement standardisée, ce qui garantit une évaluation uniforme de chaque candidat.

À l’inverse, les entretiens semi-structurés permettent aux intervieweurs d’ajuster leurs questions en fonction du contexte de l’entretien. Si une réponse du candidat suscite l’intérêt, l’intervieweur peut décider de creuser davantage dans ce domaine spécifique, offrant ainsi une flexibilité qui peut conduire à des échanges plus approfondis et informatifs.

Adaptabilité au candidat

L’adaptabilité au candidat représente un autre aspect fort qui distingue les entretiens structurés des entretiens semi-structurés.

Alors que les entretiens structurés suivent un script fixe, les entretiens semi-structurés offrent de leur côté une souplesse appréciable qui permet aux intervieweurs de s’ajuster en fonction des caractéristiques et des besoins spécifiques de chaque candidat.

Dans le cadre des entretiens semi-structurés, les intervieweurs ont alors la possibilité d’adapter leurs approches en fonction de la personnalité, du style de communication et des réponses du candidat. Or, cette flexibilité favorise une interaction bien plus naturelle en mesure de contribuer à créer un environnement d’entretien plus confortable pour le candidat.

Il faut donc retenir que l’adaptabilité au candidat peut s’avérer particulièrement précieuse lorsqu’il s’agit d’explorer des compétences interpersonnelles, telles que la communication et la capacité à travailler en équipe, des compétences qui peuvent être évaluées plus efficacement dans un cadre conversationnel moins rigide.

Mise en œuvre des entretiens structurés dans votre organisation

Dernier élément à prendre en compte : la mise en œuvre d’entretiens structurés au sein d’une organisation !

Il s’agit d’un processus complexe nécessitant aussi bien une planification minutieuse qu’un engagement continu envers des normes de recrutement considérées comme équitables. En d’autres termes, la première étape cruciale consiste ici à réaliser une analyse approfondie des compétences et des qualités requises pour les postes à pourvoir. Cette analyse permet d’identifier les domaines pour lesquels la standardisation des questions peut apporter une véritable valeur ajoutée, en favorisant une évaluation objective et cohérente des candidats.

Ensuite, l’idée est que les sessions pilotes jouent un rôle tout aussi crucial dans le processus de mise en œuvre de ces entretiens structurés. Ces sessions permettent d’évaluer l’efficacité des questions, la clarté des critères d’évaluation, et offrent l’opportunité de recueillir des retours constructifs de l’ensemble des intervieweurs avant le déploiement à grande échelle des entretiens structurés ainsi élaborés. Ni plus, ni moins.