Qu'est-ce qu'un bon onboarding de candidat ?

L’intégration efficace d’un nouveau salarié, ou onboarding, est une étape incontournable pour toute entreprise.

Toutefois, il n’est pas toujours simple de savoir comment s’y prendre, en particulier au regard de l’accueil des nouvelles recrues, de leur familiarisation avec le reste de l’équipe ou encore de la productivité générale de l’entreprise.

Pour vous aider sur ce sujet, voici notre guide d’onboarding de nouveau salarié afin de mieux comprendre l’intérêt de ce processus et surtout de le réussir !

Définition de l’Onboarding

L’onboarding, ou intégration en français, désigne le processus par lequel une entreprise accueille et intègre un nouveau collaborateur.

Il s’agit ainsi d’une étape absolument cruciale en matière de gestion des ressources humaines, car elle permet de significativement faciliter l’adaptation du nouvel employé à son nouvel environnement de travail, à l’équipe, aux outils et à la culture d’entreprise de manière générale.

Il faut savoir que l’onboarding est primordial aussi bien dans les petites entreprises, dans les grands groupes que dans les cabinets de recrutement !

Quelle est l’importance de l’onboarding dans une entreprise ?

L’onboarding englobe différentes notions, telles que la présentation de l’entreprise, la formation initiale, l’attribution de responsabilités ou encore la création de liens avec les équipes. Un processus d’onboarding bien conçu contribue donc à renforcer l’engagement du collaborateur mais également à maximiser le retour sur investissement réalisé dans le recrutement et la sélection.

Impact sur la rétention des employés

Avant toute chose, il faut souligner qu’un processus d’onboarding efficace crée un lien particulièrement solide entre l’employé et l’entreprise, et cela dès le début de son parcours professionnel.

Ce qu’il faut comprendre, c’est que l’onboarding contribue à maintenir la motivation du nouvel employé, réduisant ainsi le risque de départ prématuré et améliorant la rétention des employés pour l’entreprise.

Lorsqu’un employé se sent accueilli, valorisé et bien intégré, il est ainsi bien plus enclin à rester longtemps dans l’entreprise !

Influence sur la productivité et l’engagement

L’onboarding a également une influence significative sur la productivité et l’engagement des salariés.

Lorsqu’un nouveau collaborateur est correctement intégré, il se sent rapidement à l’aise dans son rôle et dans l’environnement de travail. Or, cela se traduit notamment par une montée en compétence bien plus rapide, une plus grande efficacité dans l’accomplissement des tâches, sans oublier une réduction du temps nécessaire pour devenir pleinement productif.

Les employés qui se sentent connectés à leur entreprise sont donc davantage susceptibles de s’investir dans leur travail et de contribuer de manière proactive à l’amélioration des processus et des résultats de l’entreprise !

Rôle dans la construction de la marque employeur

Enfin, il faut savoir qu’un processus d’onboarding joue un rôle tout aussi important dans la construction de la marque employeur d’une entreprise.

On entend par là qu’une expérience d’intégration positive renforce la perception que les employés ont de leur entreprise en tant qu’employeur. Lorsque les nouveaux collaborateurs sont accueillis chaleureusement, reçoivent une formation adéquate et sont intégrés dans la culture d’entreprise, ils deviennent alors de véritables ambassadeurs de l’entreprise.

Les éléments clés d’un bon Onboarding

Une planification détaillée

Tout bon onboarding débute par une planification détaillée de l’arrivée, de l’accueil et de l’intégration du nouveau salarié.

Elle consiste à anticiper et à organiser de manière minutieuse chaque étape de l’intégration d’un nouvel employé. Il faut savoir que cette planification anticipée comprend aussi bien la coordination des ressources qui seront mises à disposition du salarié, la définition de ses premiers objectifs, la préparation de son poste de travail, le listing de ses options en matière de prévoyance et de mutuelle d’entreprise ou encore l’initialisation de son badges d’accès.

Cette étape vous permet ainsi de vous assurer que tout sera bien prêt pour l’arrivée du nouvel employé, réduisant aussi bien les éventuels retards que les désorganisations.

En planifiant votre processus onboarding, vous parviendrez donc à garantir la cohérence, l’efficacité sans oublier la personnalisation de l’expérience d’intégration du nouveau salarié !

Une expérience d’intégration personnalisée

Un onboarding planifié permet également de fournir une expérience d’intégration personnalisée et valorisante au nouveau salarié.

En pratique, il s’agit d’adapter le processus d’accueil et d’intégration en fonction des besoins, des compétences et des aspirations de chaque nouvel employé. Plutôt qu’une approche générique, une expérience d’intégration personnalisée prend donc en compte le parcours professionnel unique de chaque collaborateur.

Dès lors, cette approche améliore la satisfaction de vos employés tout en participant à la rétention des talents à long terme, sans oublier l’entretien de votre vivier de candidats.

La possibilité de formation et de développement des compétences

La possibilité de formation et de développement des compétences est l’un des autres éléments clés de l’onboarding.

On entend par là qu’un bon processus d’intégration doit nécessairement inclure des opportunités de formation et de développement professionnel pour les nouveaux salariés, s’inscrivant dans un plan de gestion de carrière et des compétences. Grâce à cela, il est possible de favoriser une montée en compétence plus rapide du nouveau salarié, son engagement ainsi que la rétention des talents pour l’entreprise, autant de facteurs clés à la réussite à long terme de chacun.

Le suivi et feedback

Le dernier élément clé d’un onboarding efficace consiste à assurer un suivi de qualité et à obtenir des feedbacks constructifs et pertinents.

Il faut ainsi garder à l’esprit qu’un processus d’onboarding efficace ne se termine pas une fois que les nouvelles recrues ont achevé leur formation initiale. À l’inverse, il s’accompagne plutôt d’un suivi continu et d’un échange de feedback régulier afin de confirmer les bénéfices de l’onboarding sur le long terme.

S’agissant du suivi, il s’avère indispensable pour vérifier que les nouveaux salariés s’adaptent et progressent comme prévu. Il s’agit d’une opportunité idéale pour détecter les éventuels problèmes ou obstacles auxquels ils pourraient être confrontés, puis de les résoudre rapidement.

Pour sa part, le feedback, tant de la part des employés que des responsables, est également un moyen précieux d’améliorer constamment le processus d’onboarding.

Les étapes d’un processus d’Onboarding efficace

Un processus d’onboarding se divise en plusieurs étapes (ou moments), à savoir :

• Avant l’arrivée du nouveau salarié,
• Le premier jour,
• Et le premier mois !

Avant l’arrivée : préparatifs et communication

Avant même l’arrivée du nouveau salarié dans l’entreprise, les divers préparatifs et la qualité de la communication donnent le ton pour l’expérience d’intégration à venir.

Tout d’abord, les préparatifs peuvent notamment inclure la mise en place du matériel, des outils et de l’ensemble des ressources nécessaires pour que le nouvel employé puisse commencer à travailler sereinement et sans entrave. Il faut également penser à la préparation de son futur espace de travail, à la configuration de son ordinateur (si applicable), aux formalités juridiques ou encore à la mise en place des ressources de formation.

Au-delà de ces nombreux préparatifs, la communication est tout aussi importante ! Les responsables et l’équipe doivent ainsi être parfaitement informés de l’arrivée du nouvel employé ainsi que des tâches qui leur incombent dans le processus d’accueil. Une communication claire et bien orchestrée établit dès le départ une attente positive et un climat d’accueil très appréciable pour le nouvcel arrivant.

Ce dernier devra d’ailleurs se voir communiquer différents types d’informations telles que les horaires, les procédures d’accès au bâtiment et les documents à préparer.

Premier jour : introduction à l’équipe et à la culture de l’entreprise

Le premier jour du nouveau salarié est une étape clé dans tout processus d’onboarding efficace, car il marque le début de son immersion dans l’entreprise. En d’autres termes, son introduction à l’équipe et à la culture de l’entreprise sont des étapes incontournables pour assurer le succès de son intégration.

Dès son premier jour, le nouveau salarié est ainsi présenté à ses collègues, à son équipe de travail et à d’autres membres clés de l’entreprise. Or, cela va bien au-delà d’une simple présentation formelle, car l’objectif reste de favoriser les relations professionnelles en créant des liens personnels et en établissant des connexions uniques. Cette phase permet donc au nouvel arrivant de se sentir pleinement accepté et inclus au sein de l’équipe.

Le premier jour est également l’occasion de plonger dans la culture d’entreprise. Par exemple, cela peut inclure des discussions sur les valeurs, la mission, les objectifs ou encore les normes de comportement au sein de l’entreprise.

Premier mois : formation, mentorat, évaluation et ajustements

Une fois que les préparatifs de l’arrivée du nouveau salarié ainsi que son premier jour ont été assurés, il est temps de s’intéresser au déroulement de l’ensemble du premier mois.

Durant le premier mois, la formation occupe ainsi une place centrale. Le nouveau salarié reçoit de nombreuses formations approfondies relatives aussi bien à ses tâches, ses responsabilités que les logiciels et outils propres à son poste. Cette formation peut prendre différentes formes, y compris des séances de formation en classe, des modules d’apprentissage en ligne, des mentorats ou tout simplement des formations pratiques. Il est important de s’assurer que le programme de formation soit adapté (contenu et horaires) aux tâches opérationnelles demandées au salarié en parallèle.

Ensuite, le premier mois sera également propice à la mise en place de premières évaluations de l’intégration et des performances du salarié à son poste, des évaluations très utiles pour permettre d’opérer tout ajustement nécessaire à l’avenir.

Onboarding de candidat : bonnes pratiques et erreurs à éviter

Les bonnes pratiques en matière d’Onboarding de candidat

Voici les principales bonnes pratiques à adopter en matière d’onboarding :

• Planifiez en avance votre processus d’onboarding : cela vous permettra de ne rien oublier et de garantir une intégration sereine et en bonne et due forme du nouveau salarié (matériel et ressources pour le nouveau salarié, contrat de prévoyance, mutuelle d’entreprise, badge d’accès, ou encore carte de restauration …),
• Assurez une communication proactive : l’idée est de communiquer avec le candidat avant son premier jour afin de lui fournir des informations sur l’entreprise, son équipe ainsi que le déroulement de son intégration,
• Prévenez l’équipe de l’arrivée prochaine d’un nouvel élément : au-delà de la communication auprès du futur salarié, n’oubliez pas de prévenir votre équipe de l’arrivée imminente d’un nouveau collaborateur, de leur partager son profil, ses responsabilités ainsi que de leur expliquer la nouvelle organisation de l’équipe à l’avenir,
• Personnalisez l’expérience d’onboarding : afin de garantir le succès de votre onboarding, il est vivement recommandé de le personnaliser en fonction du profil du nouveau arrivant pour le fidéliser et le motiver dès le départ,
• Prévoyez une formation complète et structurée : tout nouveau salarié doit ainsi bénéficier de formations suffisamment complètes pour comprendre ses responsabilités, les process internes de l’entreprise et les attentes liées à son poste,
• Désignez un mentor : il sera chargé d’assurer la bonne intégration du nouveau salarié au sein de l’entreprise, le familiarisa avec le fonctionnement de cette dernière dans les moindres détails, et pourra également représenter son point de contact privilégié s’il a la moindre question,
• Programmez un point en fin d’onboarding : cela vous permettra d’évaluer la satisfaction du nouveau arrivant concernant son intégration et ses premières impressions sur son environnement de travail.

Les erreurs à éviter pour un Onboarding de candidat

Outre les bonnes pratiques, il est également primordial de connaître les erreurs à éviter en matière d’onboarding, ce qui inclut par exemple :

• Le manque de préparation en amont,
• Une mauvaise communication,
• Des formations et organisations en interne trop faibles,
• Ne pas favoriser une immersion dans la culture d’entreprise,
• Le manque de personnalisation de l’onboarding,
• L’absence de renseignements clairs sur les politiques et les procédures de l’entreprise,
• La non-sollicitation de feedbacks réguliers,
• L’absence de suivi de l’intégration du nouveau salarié dans l’équipe mais également du ressenti de l’équipe vis-à-vis de leur nouveau collaborateur.

Quel est l’avenir de l’Onboarding ?

Bien entendu, après avoir abordé le moindre aspect de l’onboarding, il est naturel de s’interroger sur son avenir parmi les nombreux processus RH. Or, son avenir semble aussi prometteur que ses bénéfices actuels !

L’avenir de l’onboarding s’annonce avant tout axé sur la digitalisation et l’automatisation, conduisant à une intégration des nouveaux collaborateurs toujours plus efficace et personnalisée, notamment à l’aide d’outils tels que l’intelligence artificielle. Cela ouvrira d’ailleurs de nombreuses portes aux consultants indépendants en recrutement.

La formation en ligne et le micro-learning tendent ainsi à gagner en popularité, offrant des ressources à la fois flexibles et interactives. La gamification et l’intégration de réseaux sociaux d’entreprise vont quant à eux renforcer l’engagement des nouveaux employés, tandis que l’adaptation à un environnement de travail hybride continuera de faire partie des tendances du marché du travail.

En somme, l’avenir de l’onboarding consiste en une expérience d’intégration complète, flexible, et centrée sur le développement continu des employés. Ni plus, ni moins.