Achil : En tant qu’acteur historique du freelancing en France, quel regard portes-tu sur l’évolution du statut d’indépendant ces dernières années ?

Laurent Grandguillaume : Il y a eu une forte croissance du nombre d’indépendants dans le champ des prestations intellectuelles et en particulier dans les domaines de l’informatique, du recrutement / ressources humaines, de la formation, du management de transition ou encore du marketing. Ce développement est lié à l’évolution des besoins des entreprises, qui font appel à de plus en plus d’experts externes pour les accompagner dans leurs transformations, mais également aux mutations du travail avec des personnes qui changent plus souvent d’employeurs et de statuts. Il y a une véritable aspiration à l’autonomie et à la liberté tout en recherchant un niveau de sécurité adapté.

Il faut aussi noter une forte diversification des statuts sollicités par les indépendants autour de trois principaux : les SASU, le portage salarial, et les autoentrepreneurs. Ce n’est plus seulement un choix s’inscrivant dans des transitions professionnelles, c’est aussi une trajectoire choisie dès la sortie des études pour les plus jeunes. Si à une époque l’essentiel des étudiants qui travaillaient pour financer leurs études occupaient un emploi salarié, ils sont de plus en plus nombreux à choisir l’indépendance. C’est un changement profond.

Achil : Quels sont les défis majeurs à relever dans les prochaines années pour le secteur du travail indépendant en France ?

Laurent Grandguillaume : Les défis à venir seront de plusieurs ordres :

Tout d’abord, il s’agira de s’adapter à la nouvelle révolution technologique à travers l’intelligence artificielle. Elle touchera tous les métiers et toutes les organisations. Si cela peut apparaître comme une menace pour certains métiers, c’est aussi une opportunité dans le conseil aux entreprises avec de nombreuses transformations à accompagner.

Ensuite, il est nécessaire de mieux protéger les indépendants, tout en simplifiant leurs parcours et en sécurisant leurs relations avec les entreprises. Les tiers de confiance, comme le portage salarial, sont une voie utile dans cette perspective.

Enfin, il est urgent de mieux accompagner les indépendants dans leurs formations. L’accès aux financements est encore un parcours du combattant. Or, l’expertise est un facteur majeur de différenciation pour l’offre de prestation d’un consultant et dans un marché très concurrentiel. Il doit se former très régulièrement pour rester compétitif.

Achil : De nombreux indépendants s’appuient sur des structures telles qu’ITG pour faciliter leur vie d’indépendant. Quels sont les services / les supports les plus plébiscités par les consultants (finance, juridique, administratif, marketing) ?

Laurent Grandguillaume : Les consultants qui choisissent le portage salarial le font pour se consacrer entièrement au développement de leur activité. Ils délèguent ainsi la gestion administrative à l’entreprise de portage en contrepartie d’une commission prélevée sur leur chiffre d’affaires. Cela leur évite notamment de créer un compte professionnel spécifique, de payer des frais de constitution, de verser des acomptes de TVA ou d’IS, ou encore de gérer les renouvellements d’habilitation ou de certification avec les audits qui leur incombent. Sur ce dernier point, ITG apporte par exemple à ses consultants la certification Qualiopi, pour ceux qui veulent développer une activité de formateur en activité principale ou complémentaire, mais aussi un haut niveau de conseil sur les contrats commerciaux noués avec leurs clients ainsi que des formations pour valoriser leur offre. ITG propose également de nombreux avantages financiers aux consultants (PEE, CESU, PERECO, titres restaurants, etc.).

Achil : L’indépendance est une dynamique qui touche l’ensemble des secteurs. Cependant, quel est le degré de maturité du recrutement sur ce sujet par rapport aux autres secteurs / métiers ?

Laurent Grandguillaume : Les entreprises ont des besoins en compétences de plus en plus diversifiés, dans des délais courts et sur des périodes parfois discontinues. Dans ce contexte, le recours aux indépendants est une solution plébiscitée, et le recrutement n’échappe pas à cette tendance. L’externalisation du recrutement s’avère très utile dans un contexte de forte concurrence sur les profils et pour absorber les besoins ponctuels en recrutement. Souvent, ces recruteurs indépendants ont une expertise, une spécialité, qui leur permet d’aller chercher des profils rares. Ce mouvement de RPO – pour recrutement process outsourcing – va continuer à se développer avec le besoin d’agilité et de réactivité pour les organisations. Si les entreprises diversifient ainsi leurs sources, les recruteurs indépendants diversifient aussi leurs clients et explorent différentes cultures d’entreprise.

Achil : Si tu avais un conseil à donner aux recruteurs freelances débutants, quel serait-il ?

Laurent Grandguillaume : Mon conseil serait de bien définir son offre, ses cibles et de consacrer un temps suffisamment long à la prospection. On a tendance à beaucoup réfléchir sur son projet, et donc sur le quoi, mais pas suffisamment sur le comment, le développement commercial. Et pourtant c’est la recette de la réussite. Il faut de la méthode et des efforts en la matière. Que cela soit par les réseaux sociaux, le bouche à oreille, ou d’autres leviers, il est nécessaire que son offre soit claire et lisible pour tous. Il est aussi utile de s’appuyer sur un partenaire comme Achil pour trouver ses missions !

Achil : Y a-t-il quelque chose d’important que tu aimerais ajouter ou partager au lecteur du baromètre du recrutement freelance ?

Laurent Grandguillaume : Quand on est indépendant, on est souvent seul. Il est essentiel de faire réseau. Que ce soit dans les tiers-lieux, espaces de coworking, mais aussi à travers des tiers de confiance comme le portage salarial, il est possible d’être accompagné et d’échanger avec d’autres sur ses réussites, comme sur ses difficultés. Il ne faut pas s’isoler mais au contraire échanger !

Achil : Amélie, peux-tu nous parler de ton parcours personnel en tant que recruteuse indépendante et de ce qui t’a incité à lancer Happy Recruteur ?

Amélie Arnaud : Je m’appelle Amélie Arnaud et je suis la créatrice d’Happy Recruteur. J’ai travaillé 4 ans en tant que recruteuse dans différentes structures (ESN, start-up et cabinet de recrutement), notamment dans la Data et le DevOps. Après avoir négocié une rupture conventionnelle de mon CDI, j’ai pris un peu de temps pour réfléchir à ce que je voulais faire ensuite. Cela m’a pris environ 2 mois pour constituer mon projet et prendre la décision de passer en freelance.

Je deviens donc recruteuse à mon compte à 24 ans (c’était en 2019). Au niveau de la motivation, j’avais surtout le besoin de créer, de faire quelque chose de moi-même, d’entreprendre plutôt qu’exécuter. J’avais aussi envie de pouvoir être plus libre, plus disponible pour ma vie hors travail.

En parallèle de mon activité de recrutement, j’accompagne les recruteurs à passer indépendants et à construire un projet rentable et épanouissant avec la formation Happy Recruteur. J’ai formé depuis 2019, plus de 150 recruteurs / cabinets de recrutement (tous projets confondus) en individuel et personnalisé. J’ai également eu la chance de travailler avec les équipes LinkedIn Learning sur un cours concernant le “Recrutement Indépendant” et d’écrire 2 guides sur le sujet.

Achil : Peux-tu expliquer en quoi consiste Happy Recruteur et comment tu aides les recruteurs indépendants à réussir dans leur activité ?

Amélie Arnaud : Mon job est de former les recruteurs. Pas les recruteurs en interne / salariés, mais plutôt les recruteurs souhaitant se lancer en tant qu’indépendants afin de les aider à développer leur activité.

Je leur enseigne : la création d’une offre, la prospection et la gestion client ainsi que le sourcing.

Achil : Amélie, comment perçois-tu l’évolution du secteur du recrutement freelance en France au cours des dernières années ?

Amélie Arnaud : Un travailleur indépendant se distingue d’un salarié par le fait qu’il n’existe pas lien de subordination, mais plutôt de collaboration, avec son client. Le métier de recruteur indépendant n’est pas nouveau. Il a toujours existé des cabinets de recrutement sous-traitant certaines missions à des prestataires externes, notamment pour répondre à une activité accrue.

Vers 2018/2019, une première vague de recruteurs a souhaité se lancer dans l’aventure, plus jeune, plus visible et avec des positionnements plus précis. Grâce à de nouveaux acteurs, la démocratisation du métier de freelance, des retours d’expériences de plus en plus nombreux et une envie profonde des salariés de créer leur entreprise pour plus de liberté, une plus grosse vague de recruteurs s’est lancée en 2020 (et cela ne cesse d’augmenter depuis 3 ans).

Parallèlement à cela, notre métier a commencé à intéresser des personnes venant d’autres secteurs. Beaucoup d’entre eux ne sont ni formés, ni accompagnés dans leurs projets, en plus d’un réel manque d’expérience et de compétences dans le recrutement. Les plateformes de freelances et les bourses aux missions ont commencé à être saturées. Les nouveaux recruteurs sans appétences business, sans réseau et sans visibilité ont eu du mal à décoller et à trouver des clients en direct.

Enfin, il y a une vraie évangélisation de notre valeur ajoutée qui amène les clients à se détourner des cabinets de recrutement traditionnels pour travailler avec des freelances.

Achil : Amélie, y a-t-il des tendances ou des développements actuels dans le secteur du recrutement freelance que tu trouves particulièrement intéressants ou pertinents ?

Amélie Arnaud : En tant que formatrice, je ne pourrais que recommander deux choses : l’accompagnement dans le lancement de son activité et la formation / l’outillage sur le « sourcing ».

Investir dans le lancement de son activité, c’est investir sur soi-même. Le freelancing, est un marathon et un sprint. C’est tout nouveau pour beaucoup de personnes, important de savoir où on met les pieds avant de se lancer !

Se former, c’est aussi apprendre à aller plus loin que l’exécution pure. On ne se lance pas en freelance pour du revenu irrégulier (garanties de remplacement, recrutements au succès, etc.) mais plutôt pour pérenniser son activité (TJM, complément de revenus, arrhes, etc.) : cela s’apprend ! L’accompagnement peut également se faire sur du long terme en intégrant un collectif par exemple, ce qui permet d’être suivi et accompagné au quotidien, tout en limitant le sentiment de solitude et en bénéficiant d’outils à un tarif préférentiel.

Achil : Quels ont, selon toi, les principaux défis auxquels sont confrontés les recruteurs freelances ?

Amélie Arnaud : Adopter les bonnes postures !

La posture business : être calé sur la prospection, la négociation, la contractualisation, la facturation, la mise en relation avec d’autres indépendants, la communication, le branding, le marketing.

La posture chef d’entreprise : travailler son mindset, les questions liées à la notion de l’argent, les obligations administratives, la comptabilité, la gestion, TVA, la délégation pour l’avenir de son business, la gestion du temps, etc.

La posture d’expert : développer son expertise, sa niche (être le fameux « top of mind », un positionnement, bien définir ses prestations, ne rien laisser au hasard, développer des compléments de revenus, travailler sur son sourcing, etc.)

Achil : Amélie, quels sont les domaines spécifiques sur lesquels tu offres des formations aux recruteurs freelance ?

Amélie Arnaud : Je forme sur tous les sujets du recrutement indépendant :

• Création d’une offre : prestation, positionnement, tarification : succès, forfait, TJM et CGV
• Prospection : optimisation du profil LinkedIn, prospection généraliste pour indépendant et surtout spécialisé pour recruteur indépendant avec des méthodes de prospection concurrentiel, méthode des 3 cercles, prospects ciblés, plateformes, outils, etc.
• Placement actif de candidat : passer par les candidats pour trouver des clients

Achil : Si tu avais un conseil à donner aux recruteurs freelances débutants, quel serait-il ?

Amélie Arnaud : Penser investissement en temps vs. résultats en chiffres d’affaires dès le début : l’objectif premier d’une entreprise est d’être rentable, il ne faut jamais l’oublier

Se positionner et créer une offre en ligne avec les attentes du marché. Certains secteurs fonctionnent mieux que d’autres. Se concentrer sur ces créneaux en premier. A défaut, arriver avec une machine de prospection et à visibilité sur des créneaux peu connus

Créer des compléments de revenus dès le début de son activité (voire en même temps), le métier de recruteur indépendant est très irrégulier, il va falloir jouer avec une grosse saisonnalité selon le secteur retenu

Un bon recruteur / sourceur amène du résultat côté candidat, et donc trouve de bons clients ! Quand une entreprise trouve un partenaire efficace qui lui propose de bons candidats, elle ne s’en détourne pas. Tout miser sur le sourcing et le travail du vivier est donc une stratégie gagnante

Achil : Y a-t-il quelque chose d’important que tu aimerais ajouter ou partager au lecteur du baromètre du recrutement freelance ?

Amélie Arnaud : Le monde du recrutement est un ascenseur émotionnel au quotidien. C’est un vrai challenge, et en tant que débutant, tu vas vouloir tout donner d’un coup : ton temps, ton énergie et ta confiance.

C’est important de donner à une entreprise mais c’est NOCIF de trop donner. Nocif pour toi, qui va perdre ton énergie sur du long terme et nocif pour l’entreprise qui va vouloir te challenger toujours plus.

Prends chaque opportunité qui vient à toi et monte en compétences. Essaye de voir toujours plus loin, entretien ta passion et éclate-toi aussi.

La gestion de sa facturation en tant que freelance n’est pas toujours simple. Mentions obligatoires à faire figurer sur sa facture, application ou non de la TVA, mode de facturation, gestion des impayés, utilisation d’un logiciel de facturation, etc. Les interrogations sont nombreuses.

Pour vous aider dans votre compréhension et surtout dans l’optimisation de votre facturation freelance, nous avons élaboré un guide pas à pas recensant tous nos conseils en la matière. Voici tout ce qu’il faut savoir sur le sujet !

Comprendre les obligations légales d’un freelance

En matière de facturation freelance, la première chose à savoir est qu’il existe un certain nombre de mentions obligatoires à faire figurer sur votre facture, sans oublier ainsi certaines règles propres aux freelances.

Mentions obligatoires sur les factures d’un freelance

Une facture freelance doit systématiquement comporter certaines mentions obligatoires, telles que :

• Vos coordonnées : votre nom ou le nom de votre entreprise, ainsi que votre adresse professionnelle (siège social), votre numéro SIREN et vos coordonnées de contact, doivent figurer en haut de la facture. Cela permet à vos clients de vous identifier clairement et de vous contacter en cas de besoin
• Un numéro unique de facture : chaque facture doit porter un numéro unique, généralement attribué de manière séquentielle. Cela facilite aussi bien le suivi des paiements de vos clients que la gestion de vos factures archivées
• La date d’émission de la facture : indiquez la date à laquelle la facture a été émise afin de faciliter son suivi comptable, de référencer la période de travail correspondante et de déterminer le délai de paiement en conséquence
• Les coordonnées du client : les informations de contact du client (nom de la personne avec laquelle vous êtes en contact direct, nom de son entreprise, adresse du siège social, coordonnées de contact, numéro SIREN, numéro de TVA intracommunautaire), doivent également être affichées pour faciliter son identification
• La description des services ou des biens fournis : décrivez également en détail les services rendus ou les biens livrés faisant l’objet de la facture
• Les montants et taux de TVA : n’oubliez pas de renseigner le montant total dû pour les biens ou les services fournis, ainsi que les taux de TVA applicables. Attention : si vous n’êtes pas assujetti à la TVA, cela doit également être spécifié
• Les modalités de paiement : précisez les conditions de paiement, ce qui inclut par exemple la date d’échéance, les méthodes de paiement acceptées et les coordonnées bancaires en cas de paiement par virement
• Les éventuelles pénalités en cas de retard de paiement : si vous souhaitez appliquer des pénalités de retard en cas de non-paiement de votre facture dans les délais convenus, elles doivent être indiquées sur la facture

Règles spécifiques pour les freelances

Les freelances doivent se conformer à plusieurs règles spécifiques à leur pour exercer leur activité de manière légale et transparente.

Tout d’abord, choisir le bon statut juridique est absolument essentiel. En fonction de leur pays de résidence, les freelances ont le choix entre divers statuts, comme celui la micro-entreprise, la création d’une société ou encore le portage salarial. Le statut choisi aura alors des conséquences sur la fiscalité, la responsabilité juridique ainsi que les avantages sociaux du freelance.

Ensuite, il faut savoir que les freelances doivent obligatoirement s’inscrire auprès des autorités fiscales et sociales de leur pays. La déclaration de leurs revenus, même s’ils sont irréguliers, ainsi que le paiement des cotisations sociales et de la TVA (généralement auprès de l’URSSAF) doivent donc être effectués en fonction des échéances légales en vigueur.

Enfin, lors de l’émission de factures pour des clients internationaux, assurez-vous de spécifier clairement la devise dans laquelle la transaction doit être effectuée. De plus, vérifiez les taux de change pour éviter des surprises financières, tout en vous assurant de bien respecter les règles fiscales internationales en matière de TVA ou de taxes similaires. Si besoin, n’hésitez donc pas à consulter un expert fiscal ou comptable pour vous guider dans le respect des réglementations internationales et in fine optimiser la facturation de vos clients internationaux !

Stratégies d’optimisation de la facturation pour un freelance

L’utilisation d’un logiciel de facturation rendant cette dernière semi-automatisée ou encore la mise en place de stratégies de gestion des retards de paiement (avec relances et majorations de retard) sont autant d’idées à même d’optimiser encore plus votre facturation freelance.

Choix du logiciel de facturation

Le choix du logiciel de facturation est une composante essentielle des stratégies d’optimisation de la facturation pour un freelance. Un logiciel de facturation adapté peut ainsi grandement simplifier votre processus de facturation, notamment en vous faisant gagner un temps précieux ainsi qu’en contribuant à une gestion financière plus efficace de votre activité indépendante.

En pratique, le fait d’opter pour un logiciel de facturation professionnel vous permet de créer des factures personnalisées incluant automatiquement toutes les mentions obligatoires, avec la possibilité d’ajouter votre logo et les coordonnées de votre entreprise, puis de suivre facilement les numéros de facture.

Un logiciel de facturation facilite également la gestion de la TVA avec la configuration automatique des taux applicables en fonction de votre emplacement géographique ou de la nature de votre activité.

De plus, la plupart des logiciels de facturation modernes offrent des fonctionnalités de suivi des paiements particulièrement avancés. Cela signifie que vous pouvez recevoir des notifications lorsque vos clients visualisent ou encore paient vos factures, ce qui vous permet de suivre les paiements en temps réel et donc de prendre des mesures en cas de retard. Cela sera d’autant plus avantageux si vous désirez devenir consultant indépendant en recrutement.

Dernier avantage mais non des moindres : un bon logiciel de facturation peut simplifier la gestion des devis, des contrats, et même votre comptabilité en intégrant des outils de suivi des dépenses et de génération de rapports financiers !

Gestion des retards de paiement

En tant que freelance, les retards de paiement peuvent avoir un impact significatif sur votre flux de trésorerie et sur la stabilité financière de votre entreprise. Or, pour mieux gérer cette situation, il est indispensable de prévoir dès le départ une certaine stratégie de gestion des retards de paiement de la part de vos clients.

On entend par là qu’il est important d’établir des politiques de paiement claires dès le départ, en précisant les délais et les modalités de paiement dans vos devis, contrats et factures. Encouragez ainsi vos clients à respecter ces délais en soulignant l’importance de la ponctualité dans le maintien de relations commerciales saines.

Lorsqu’un retard de paiement survient, communiquez avec votre client rapidement et de manière professionnelle. Vous pouvez alors opter pour un simple rappel ou alors pour une demande claire d’explications, à vous de choisir. L’idée est de rester ouvert au dialogue pour résoudre les éventuels problèmes venant du client qui ont conduit à ce retard de paiement.

Enfin, si le retard persiste, vous pouvez alors envisager d’appliquer des pénalités de retard conformément à vos termes de paiement fixés au départ, les pénalités incitant la plupart du temps les clients à accélérer le règlement des factures.

Aspects pratiques de la facturation freelance

Vous l’aurez compris, la facturation freelance comporte de nombreux aspects pratiques qu’il faut maîtriser. Des mentions obligatoires à ne pas oublier aux modalités de paiement à indiquer dès le départ au client, en passant par la gestion des factures impayées, voici tout ce qu’il faut savoir.

Établir une facture détaillée

Une facture freelance bien conçue et surtout détaillée commence par un en-tête professionnel qui inclut vos coordonnées complètes et, si applicable, le logo de votre entreprise. Chaque facture doit donc porter un numéro unique qui lui est propre à même de faciliter son suivi et d’indiquer sa date d’émission.

Autre détail tout aussi important : la description des services ou produits fournis, ce qui doit inclure la quantité, le taux horaire (ou TJM) et le coût total. Les montants et taux de TVA doivent ainsi être spécifiés, de même que le montant total à payer (en précisant la devise).

Pour finaliser votre facture, n’oubliez pas d’y renseigner les modalités de paiement, les pénalités applicables en cas de retard de paiement ou encore vos conditions générales de vente si vous en avez.

Gestion des factures impayées

La gestion des factures impayées est une préoccupation importante pour tous les freelances. Lorsqu’une facture n’est pas réglée à temps, il faut alors agir de manière stratégique pour minimiser les perturbations financières.

À cet effet, vous pouvez débuter par des relances amicales et familières, avant de poursuivre par des relances formelles et sur un ton plus ferme. Si le retard persiste, les pénalités de retard trouveront alors tout leur sens, conformément aux vos termes de paiement que vous aviez renseignés dans votre facture initiale (et donc à la connaissance du client).

Si malgré vos efforts, toutes ces mesures restent sans effet, il peut être nécessaire de recourir à des services de recouvrement de créances ou à des procédures légales pour récupérer les fonds impayés.

Freelance : nos conseils pour une facturation efficace

Une facturation freelance efficace ne s’improvise pas, et nous le savons bien. Pour vous aider à optimiser votre facturation de freelance et à en faire (presque) un jeu d’enfant, voici nos principaux conseils à mettre en application sans hésitation !

Personnalisation des factures

En tant que freelance, chaque facture que vous émettez doit refléter votre professionnalisme et permettre de renforcer la relation avec votre client.

Pour y parvenir, la personnalisation de vos factures est alors une étape incontournable. Vous pouvez commencer par l’en-tête, lequel doit inclure l’ensemble de vos coordonnées, le nom de votre entreprise, et idéalement votre logo si vous en avez une (pour appuyer votre image de marque).

Les choix des couleurs, de la police d’écriture et de la mise en page ne sont pas en reste, car ces éléments peuvent aussi bien améliorer l’apparence de vos factures que montrer à vos clients votre engagement envers la qualité et la transparence.

Suivi et analyse

Après avoir émis une facture, votre travail n’est pas fini. Plus vous assurerez un suivi minutieux auprès de vos clients après facturation, et plus cela sera bénéfique aussi bien pour la prospérité de votre business freelance que pour votre relation client.

Par exemple, utilisez des outils de suivi pour savoir quand votre client a consulté la facture et s’il l’a bel et bien payée. Cette information vous permet de prendre des décisions en cas de retard de paiement et donc pour résoudre rapidement le moindre problème de facturation ou de règlement.

Ainsi, une analyse régulière de votre processus de facturation vous aide à identifier vos points faibles, vos points forts et les opportunités d’amélioration, pour ensuite ajuster votre approche en conséquence.

Pour aller encore plus loin, n’hésitez pas à consulter les détails de notre formation pour devenir recruteur indépendant !

Optimiser sa facturation en freelance : ce qu’il faut retenir

Si vous cherchez à optimiser votre facturation en tant que freelance, voici les principales informations à retenir sur le sujet :

• Établissez des politiques de paiement claires : définissez vos propres conditions de paiement, avec délai et méthodes de paiement clairs dès le départ afin d’éviter les malentendus avec vos clients par la suite
• Utilisez des logiciels de facturation professionnels : les outils de facturation automatisés peuvent considérablement faciliter la création de factures, le suivi des paiements et la gestion de votre trésorerie
• Émettez des factures détaillées : les factures doivent inclure des informations complètes, telles que la description détaillée des services ou produits fournis, les coordonnées du client, les taux de TVA, la date d’émission et les modalités de paiement
• Numérotez vos factures de manière logique et séquentielle : un système de numérotation unique et surtout logique vous aidera ainsi à suivre vos factures et à organiser votre comptabilité générale
• Gérez les retards de paiement de manière proactive : communiquez rapidement avec vos clients dès le moindre retard de paiement et n’hésitez pas à envisager d’appliquer des pénalités de retard pour encourager leur ponctualité et être pris au sérieux
• Personnalisez vos factures : personnalisez l’en-tête de vos factures avec vos coordonnées, votre logo ou encore une mise en page professionnelle pour renforcer votre image de marque
• Mettez en place des systèmes de paiement en ligne : vous pouvez également offrir des options de paiement en ligne afin de simplifier le processus de règlement de vos factures pour vos clients et in fine accélérer les transactions
• Gérez vos factures internationales avec soin : si vous travaillez avec des clients internationaux, assurez-vous de bien comprendre les règles fiscales et les taux de change pour éviter des complications inutiles

 

En tant que recruteur(se) nous savons tous à quel point le sourcing de candidats est une phase aussi chronophage que clé dans un processus de recrutement. On rêve tous de trouver le meilleur profil pour notre client, le plus vite possible.

Nous ne sommes pas magiciens, mais on va voir ensemble à quel point le vivier de candidats peut être un outil utile !

Un vivier de candidats, ça consiste en quoi ? Définition

Pour ceux qui ne sont pas familiers avec le terme, un vivier de candidats est une base de données regroupant les profils des candidats avec qui vous avez déjà eu l’occasion d’échanger, qui sont en recherche active ou passive, et qui ont démontré un certain potentiel pour de futurs recrutements.

La valeur d’un vivier de candidats est corrélée à la qualité des informations qui y sont renseignées : poste et entreprise visés, localisation, salaire, disponibilité, spécificité technique et/ou sectorielle.

Au sein du vivier on trouve :

• Les candidats identifiés sur les processus précédents (placés et non retenus)
• Les candidats approchés indépendamment d’un process

Note : la loi interdit la diffusion de fausses offres d’emploi destinées à vous constituer un vivier de candidats.

Qu’est-ce qu’un vivier de candidats efficace ?

Un vivier de candidats efficace est bien plus qu’une simple liste de noms et de CVs. C’est un atout stratégique pour les recruteurs, car il regroupe des profils de candidats qualifiés avec qui vous avez déjà interagi, que ce soit lors de processus de recrutement précédents ou lors d’échanges informels. La qualité de votre vivier dépend en grande partie de la précision des informations qu’il contient, telles que les postes recherchés, les compétences, la localisation, et bien plus encore.

En d’autres termes, un vivier de candidats efficace est une ressource précieuse qui vous permet de gagner du temps et d’optimiser vos efforts de recrutement. Pour plus d’efficacité, il doit être géré dans un outil intuitif et dynamique qui vous permet de chercher dans les CVs, notes, commentaires, etc. afin de trouver des candidats plus rapidement et de les organiser simplement.

Pourquoi le vivier de candidats est-il important ?

Le vivier de candidats est essentiel pour plusieurs raisons. Tout d’abord, il permet de gagner un temps précieux lors du recrutement. Plutôt que de commencer chaque recherche de candidat à zéro, vous pouvez puiser dans votre vivier existant, où se trouvent des candidats déjà préqualifiés.

De plus, dans un marché du recrutement compétitif, la réactivité est cruciale. Un vivier bien entretenu vous permet de présenter rapidement des candidats qualifiés à vos clients, renforçant ainsi votre réputation et votre relation avec eux. Un vivier maintenu à jour est un atout stratégique qui sera la base de votre succès dans le recrutement sur le long terme !

Comment se constituer un vivier de candidats ?

Construire un vivier de candidats solide demande une approche réfléchie. Tout d’abord, centralisez toutes les informations pertinentes concernant les candidats dans votre ATS ou votre CRM afin d’éviter la dispersion des données. Lorsque vous ajoutez un candidat à votre vivier, soyez transparent quant à vos intentions futures et au processus à venir.

Créez de la valeur pour les candidats en leur proposant du contenu utile, qu’il s’agisse de newsletters, de guides candidats, ou d’articles pertinents. Pour maintenir des relations à long terme, diversifiez vos interactions avec les candidats et actualisez régulièrement votre vivier pour supprimer les profils inactifs. En suivant ces étapes, vous pouvez constituer un vivier de candidats robuste qui vous sera précieux dans votre travail de recruteur.

Les avantages d’entretenir un vivier de candidats

1. Gain de temps et d’efforts : En disposant d’un vivier de candidats qualifiés, vous pouvez réduire considérablement le temps nécessaire pour trouver la perle rare. Plutôt que de recommencer à zéro à chaque nouvelle mission, et de lancer une nouvelle recherche booléenne (🙄), vous pouvez puiser dans votre vivier existant pour trouver des candidats déjà préqualifiés.

2. Réactivité : Dans un marché du recrutement particulièrement tendu, la capacité à trouver des candidats rapidement est un facteur clé de succès important. Minimiser la phase de sourcing des candidats c’est le meilleur moyen de proposer rapidement des candidats qualifiés au client, et éviter qu’un concurrent (ou le client) ne trouve avant vous (surtout quand on est au succès 😬).

3. Renforcement de votre marque personnelle : Accompagner les candidats dans leurs recherches et dans leurs réflexions professionnelles renforce votre posture d’expert et vous rend mémorable. Vous connaissez l’adage : les candidats d’aujourd’hui sont (peut-être) vos clients de demain !

4. Aide à la prospection : Grâce à votre vivier de candidats disponibles et qualifiés, vous pouvez approcher des entreprises qui recherchent des profils similaires et leur proposer des candidats, dans le but de décrocher un mandat de recrutement : c’est une approche de prospection concrète et efficace. Construire un actif solide à valoriser auprès de ses clients.

5 conseils pour bien entretenir et optimiser votre vivier de candidats

1. Centralisez les informations : Utilisez un ATS (outil de gestion des candidatures) pour centraliser au même endroit toutes les informations concernant les candidats (CV, coordonnées, notes, échanges passés). Cela vous permettra de gagner du temps et de minimiser les erreurs humaines.

2. Faites preuve de transparence : Lorsque vous ajoutez un candidat à votre vivier, informez-le clairement de vos intentions et du processus futur. Expliquez que vous avez apprécié l’échange et que vous reviendrez vers lui si une opportunité correspondant à ses compétences se présente.

3. Proposez du contenu : Créez de la valeur auprès des candidats en leur proposant du contenu utile dans leur recherche et dans leur métier. Ce contenu peut venir de vous (newsletter, templates, guide candidat, etc.) ou bien d’autres personnes (articles, news, vidéos, etc.). En faisant cela vous créez une relation de confiance.

4. Privilégiez la continuité : Construisez des relations de long terme en multipliant les points de contact avec votre vivier de candidats. Cela nécessite de varier la thématique des échanges (contenu, anniversaire, etc.) et de s’organiser en mettant des rappels pour chaque tâche (👋🏻 l’ATS).

5. Actualisez régulièrement : Consacrez du temps dans votre agenda pour vérifier et actualiser les informations de votre vivier de candidats. Si vous mettez votre base à jour tous les deux mois, c’est un bon début ! Pensez à supprimer les profils inactifs ou non pertinents.

Existe-t-il des logiciels / outils pour animer son vivier de candidats ?

Il existe aujourd’hui une multitude de logiciels et d’outils conçus spécifiquement pour la gestion des viviers de candidats. Ces solutions, généralement des ATS (Applicant Tracking System) ou des CRM (Candidate – et pas Customer – Relationship Management), offrent des fonctionnalités variées pour faciliter la gestion, la recherche, et la communication avec les candidats.

Parmi les avantages figurent la centralisation des informations, la possibilité de créer des rappels pour un meilleur suivi ainsi que l’ajout de tags ou champs personnalisés pour une recherche facilitée. Chaque ATS / CRM ayant ses propres caractéristiques, il est essentiel de choisir l’outil qui correspond le mieux à vos besoins spécifiques.

En conclusion, un vivier de candidats est un formidable levier pour recruter plus efficacement sur le moyen / long terme. Si ce n’est pas déjà fait, faîtes une liste des candidats intéressants avec qui vous avez parlé depuis le début de l’année et regroupez-les dans votre vivier de candidats. 👪