Guide de l'onboarding candidat

Vous venez de recruter une nouvelle personne qui contribuera aux futurs succès de votre entreprise ? Bravo ! C’est la fin du processus de recrutement et le début d’un nouveau process tout aussi important : l’intégration (ou onboarding).

Il va falloir s’assurer que votre nouveau collaborateur a toutes les cartes en mains pour réussir.

Les premiers jours sont clés, car ils permettent de donner le ton et la dynamique du parcours professionnel à votre nouveau collaborateur. C’est également l’occasion de faire bonne impression et faire rayonner votre marque employeur !

Un onboarding réussi permet au nouveau collaborateur de se sentir plus à l’aise et plus confiant dans son nouveau rôle. Il peut également réduire le stress et l’anxiété associés à la prise d’un nouveau poste.

▶ Petit tour d’horizon des bonnes pratiques en termes d’onboarding candidat.

Formalités administratives de l’onboarding candidat

Une relation se doit de commencer sur des bases saines, notamment d’un point de vue juridique / admin. Il faut bien s’assurer que le nouveau salarié remplit les conditions juridiques nécessaires à son entrée dans les effectifs (signature du contrat de travail, assurance, IBAN pour la paie, collecte de documents, etc.).

Voici une liste de quelques éléments à vérifier / mettre en place :

Signature d’une promesse d’embauche / d’un contrat de travail
Réaliser une Déclaration Préalable A l’Embauche (DPAE)
Rattacher le nouvel arrivant au contrat de prévoyance
Rattacher le nouvel arrivant au contrat de mutuelle
Rattacher le nouvel arrivant au contrat de retraite complémentaire
Collecter les documents obligatoires pour le dossier : justificatif d’identité, attestation de sécurité sociale, adresse postale, IBAN, justificatif des frais de transport, etc.
Prendre contact avec la médecine du travail pour organiser une visite (à faire pendant les horaires de travail)
Ajouter le nouvel entrant au registre unique du personnel (nom, prénom, date de naissance, sexe, nationalité, type de contrat, poste/qualification, date d’entrée)

Responsabilité (habituelle) de la mise en œuvre : Ressources Humaines

Présentation de l’entreprise dans le cadre d’un onboarding

Une vision d’ensemble de la société est toujours une bonne manière pour le salarié de prendre ses marques et de se familiariser avec sa nouvelle organisation (organigramme, différents métiers, valeurs, culture d’entreprise, implantations, champ lexical, chiffres clés, etc.). Les nouveaux employés peuvent ainsi comprendre l’environnement dans lequel ils évolueront ainsi que les objectifs de l’entreprise.

Cette présentation est généralement disponible sur étagère (présentation corporate, guide d’arrivée, rapport annuel) et peut être transmise en amont de l’arrivée du salarié ou bien lors de son premier jour.

Responsabilité (habituelle) de la mise en œuvre : Ressources Humaines et / ou manager

Équipes et départements

Lors de la journée d’accueil, il est important pour les nouveaux employés de comprendre les différentes équipes et départements de l’entreprise, ainsi que leurs fonctions et responsabilités. Cette information peut aider les nouveaux employés à comprendre leur rôle dans l’entreprise et comment ils peuvent contribuer à la réussite de l’entreprise.

Pour cela, une solution consiste à bloquer dans le calendrier un rapide échange (☕) avec les responsables des différents départements. Attention à prévoir cela plusieurs semaines à l’avance, les agendas sont souvent chargés et il est préférable de regrouper ces échanges sur les premiers jours.

Responsabilité (habituelle) de la mise en œuvre : manager

Accès aux systèmes et outils en vue de l’onboarding

Rien de pire que de ne pas avoir ses accès le premier jour. Cela remet généralement en cause toute la suite du processus d’intégration (pas d’accès au calendrier, aux présentations, aux formations, etc.).

Pour y remédier, il faut bien se coordonner avec les équipes informatiques / techniques pour qu’au plus tard la veille de l’arrivée du salarié, les éléments suivants soient disponibles et fonctionnent :

Ordinateur avec le profil du salarié installé et les bons logiciels disponibles
Téléphone
Adresse e-mail
Accès au réseau (avec le bon niveau d’autorisation d’accès aux documents)
Badge (accès bâtiment et / ou informatique)

Pour aller plus loin, vous pouvez également envoyer au salarié une liste de conseils pour mieux prendre en main les outils à l’avance (exemple : télécharger l’application Teams sur votre téléphone pour échanger avec vos collègues et / ou participer à une réunion, etc.)

Responsabilité (habituelle) de la mise en œuvre : Services informatiques

Bureau et onboarding

Une bonne intégration passe aussi par un espace de travail agréable !

L’emplacement du nouveau collaborateur dans les bureaux peut jouer sur son intégration au sein des équipes (pédagogie des collègues qui sont à côté, proximité avec le management, complémentarité des salariés à son contact, etc.). Ce n’est donc pas inutile de réfléchir au plan des bureaux lorsqu’on intègre un nouveau salarié.

Bien que cela soit de plus en plus courant, distribuer un “welcome pack” est toujours une surprise agréable, avec des petits cadeaux utiles (carnet de notes, stylo, gourde, etc.) et un mot manuscrit.

Responsabilité (habituelle) de la mise en œuvre : Ressources Humaines et / ou manager

Formation & Coaching suite à un onboarding

Afin de maximiser les chances de succès du nouveau salarié, il est primordial de bien anticiper les formations nécessaires à mettre en place. Cet état des lieux peut se faire à la fin du processus de recrutement. En fonction du profil du salarié, les RH et les opérationnels définissent les formations à prévoir et les intègrent dans le calendrier du salarié.

Deux types de formation :

Internes et obligatoires : prévention anti-blanchiment, cybersécurité, etc.
Spécifiques : formation sur un logiciel spécifique, certification réglementaire, etc.

Lorsque le suivi des nouveaux salariés se révèle être complexe et fastidieux, le coaching peut être un outil intéressant. En effet, par des échanges fréquents et informels avec son mentor, le nouveau salarié sait à qui s’adresser et peut progresser de manière continue (sans avoir à attendre le point de mi période d’essai).

Responsabilité (habituelle) de la mise en œuvre : Ressources Humaines et / ou manager

Suivi & Evaluation post onboarding

Un suivi rigoureux et une évaluation régulière sont essentiels pour garantir une intégration réussie du nouveau collaborateur. Voici les quelques exemples de bilans à mettre en place pour s’assurer d’un suivi et d’une une évaluation efficaces.

Bilan à 1 mois

Le premier mois est crucial pour l’intégration du nouveau collaborateur. Un premier bilan formel peut être prévu pour pour :

Discuter de ses premières impressions et ressentis.
Identifier les éventuels problèmes ou difficultés rencontrés
Valider la compréhension de son rôle et de ses responsabilités
Évaluer l’adaptation à la culture de l’entreprise

Bilan à 3 mois

À ce stade, le collaborateur devrait être plus à l’aise dans son rôle. Le bilan à 3 mois doit permettre de :

Vérifier l’atteinte des objectifs fixés lors de l’intégration
Discuter des progrès réalisés et des compétences acquises
Identifier les besoins de formation ou de support supplémentaires
Recevoir et donner des feedbacks constructifs pour améliorer la performance et l’intégration

Bilan à 6 mois

Le bilan à 6 mois permet de faire un point plus approfondi sur l’intégration et les performances du collaborateur :

Évaluer la contribution du collaborateur aux objectifs de l’équipe et de l’entreprise
Discuter des perspectives de développement professionnel
Planifier les objectifs à moyen et long terme
Recueillir des feedbacks sur le processus d’onboarding pour l’améliorer

Feedback continu

N’oubliez pas de mettre un rappel 2 ans après l’entrée du salarié pour planifier un entretien obligatoire (tous les 2 ans) : développement des compétences, formations, etc.

N’hésitez pas à encourager un dialogue ouvert et continu entre le nouveau collaborateur, le manager opérationnel et les ressources humaines via :

Des réunions régulières pour discuter des progrès et des défis
Un système de feedback structuré mais flexible

Sur la base des retours reçus, les actions suivantes pourront être considérées :

Adapter les responsabilités du collaborateur si nécessaire
Offrir des formations complémentaires en fonction des besoins identifiés
Renforcer le support en assignant des mentors supplémentaires ou en augmentant la fréquence des séances d’accompagnement

Responsabilité (habituelle) de la mise en œuvre : Ressources Humaines et / ou manager